E-mail範例+6個小撇步，新鮮人也能寫出得體又俐落的信件！
「E-mail」是人與人溝通的方式之一，比起口頭傳達、LINE訊息，「E-mail」不但較為正式，在某些時刻也能成為重要的依據。因此，「學習如何寫好一封Mail」也能讓你的職場技能大加分！不僅能幫助你與其他人溝通，也能藉由傳達重點訊息，來讓工作更有效率！另外，寫Mail最重要的就是「切中要點」，不要寫太多無關緊要的事，使內容太過冗長，而模糊了焦點。那麼，寫Mail還有哪些地方需要注意呢？讓我們一起往下看看這6個小撇步吧！
1.姓氏+稱謂
❶常見的開頭有「Dear 李先生」、「李先生 您好」等，如果跟對方很熟，有時也會用「Hi 李先生」，但記得「不要對前輩、上司、上位者用Hi」。「Hi」多用在平輩、熟悉的客戶、廠商等。
❷如果你不確定對方的性別、職稱，可以先用「Dear Sir」、「Dear Jason(英文名字)」的方式來起頭，或是也可以問問其他同事，看有沒有人知道對方的職稱。
2.詢問/通知的內容
若是「詢問類Mail」，可以以「請問關於XX一事，可提供價格/交期/進度供參考嗎？謝謝。」；若是「通知類Mail」，則可以敘述欲告知之事，例如：「關於您所詢問的XX，請參考附件價格/目前交期預計為X月X日到貨/目前進度為…」等，先說「關於某件事」，接著可以簡述「原因」(漲價理由等)，然後告知「要求/結果」。
3.標點符號
「標點符號」非常重要，除了影響句子通不通順，如果不放、或放錯，都可能讓整篇文章的意思被曲解。因此，適時地加上「標點符號」非常重要！
4.時間、地點
以公司內部會議的「會議通知」來說，除了要有「時間」(年/月/日)，還要有「地點」(大會議室、小會議室、視聽教室等)。並且，記得在「時間」部分加上「上午/下午X點X分~O點O分」，否則對方會不知道確切時間。建議「會議通知」可以至少提前3天~1週左右發出，才能讓與會者有時間安排、錯開其他行程。
5.簽名檔
「簽名檔」通常會有「姓名、部門、公司名、公司電話、分機、公司傳真號碼、公司地址、個人E-mail」等資訊，為的是讓閱讀Mail的人，遇到問題時，可以馬上透過簽名檔的資訊聯絡到發信人。如果是外商公司，或是發信給外國人，簽名檔可以考慮全用「英文」寫。【小提醒】簽名檔不用每次手動加上，通常信箱的功能列表中有可以設定的地方，可以設定成寫信時會自動出現。
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李小明 (Jason Lee)
業務部門 (Sales Department)
XXXX股份有限公司
TEL：886-2-3456789 #000
FAX：886-2-3456788
E-mail：[email protected]
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6.檢查：收件人/副本/主旨/內容/附件
寫Mail最危險的地方，就是「收件人放錯」、「附錯附件」，因此一定要再三檢查，可別把A客戶的內容寄給了B客戶！除了「主要收件人」(Atten)、「副本收件人」(C.C.)，「主旨」也很重要，要讓人一目了然，像是「XX會議通知」、「XX報價要求」、「XX數量詢問」。再來是「附件」，通常內容最好提到「請參閱附件XX」，當你再次檢查Mail時，也會注意到自己有沒有符合內容所說的「附上附件」。
同場加映：Outlook
每家公司所使用的信箱系統都不太一樣，有不少公司會使用「Outlook」。如果使用Outlook的話，可以研究看看Outlook的各項功能，了解某些功能能為處理信件節省不少時間。除了能「分類信件」(對方寄信來，會直接跑到你幫他設的名稱資料夾內)，也有「撤回信件」功能，不過只能在對方閱讀該Mail前撤回，若對方已經點入，就來不及了。更多相關功能，可另外上網查詢。
E-mail範例如下，可依情況做修改：
▼【①詢問 / ②回覆 / ③協助1 / ④協助2】
Dear Jason,
①請提供貴公司的X產品報價單，謝謝。
②關於您所詢問的X產品進度，待廠商回覆後，會盡快通知您。
③客戶回覆信件請參考下方，再麻煩協助處理，謝謝。
④關於XX客戶所詢問的出席名單，再麻煩X月X日下班前提供。
謝謝。
▼【通知】
Dear All,
本年度XX會議相關資訊如下，請準時出席。
時間：2021年11月09日，上午10點~12點。
地點：視聽教室。
無法參加者請事先告知，謝謝。
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※ 圖源：Pexels、Microsoft
※ 本文最後更新日期：2023.08.12
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