6點建議讓你克服困難，在客戶面前留下好印象！

我們常常會聽到「客戶」這個名詞，但對社會新鮮人來說，也許大略知道，卻不太清楚該怎麼跟客戶應對進退。記清楚「客戶的名字與職稱」是很重要的，也是基本的尊重。那麼，究竟該怎麼做，才不會讓自己出糗，或是得罪客戶呢？讓我們看看以下6點建議，不只讓你把基本工作做好，也讓你在客戶面前留下好印象！(「E-mail」一詞，以下簡稱為「Mail」)

1.名字與職稱

在認識新客戶時，若能有對方的名片是最好的，不僅能確定對方的名字怎麼寫，也能知道對方的職稱，以免寫Mail、打電話時出現尷尬的情況。少部分的情況，可能一家公司會有同名同姓的人，除了可以用「職稱」來分辨，也可以用「英文名字」來區分。

2.客戶名單

有些前輩會給你一張公司的「客戶名單」，方便你查詢電話與Mail來作聯絡用。但好的前輩可遇不可求，你也可以靠著自己收集來的資訊，用Word或Excel整理成一份客戶名單，方便聯絡時查找。哪天輪到你帶新人時，也可以把這份名單交接下去！(提醒：「客戶名單」也屬於公司內部機密資料，不可隨意外流。)

3.過往記錄

如果你不確定客戶的名字、稱謂(先生/小姐)、職稱怎麼寫，也可以去公司相關系統上查找，應該會有「客戶交易記錄」供查詢，上面可能就有對方的姓名或稱謂。另外，如果不確定客戶公司的資訊，也可以上【商工登記公示資料查詢服務】，輸入公司名稱，可以查詢到該公司的「統編」、「電話」、「登記地址」等資訊。

4.Mail+電話

除非是很緊急的情況，不然會比較建議以Mail來聯絡客戶，尤其是繁忙的大客戶。因為劈頭就打電話去詢問，客戶有時候也很難馬上反應，若是能先發Mail，然後再打電話去確認，會是較理想的做法。客戶看到Mail，邊跟你講電話，也能馬上知道你在說的是哪件事。如果是特別重要的事，也可以Mail完，再加上電話口頭補充，以確保對方有收到你的訊息。

5.白紙黑字，寫Mail

如遇到跟「價格變動」等相關的重要議題，務必要寫Mail當作證據，若只有電話、口頭交待，要是出事情，不僅不知道責任在誰身上，還有可能會背黑鍋！寫Mail可能沒有打電話來的省時，但花點時間寫Mail也能讓自己更有保障，因此，如果不趕時間的話，還是寫封Mail吧！

6.別隨意承諾

在與客戶連絡前，建議可以先理清一下思緒，準備一下客戶可能會問的問題，以免一問三不知。如果真的不清楚，先回覆「這個我等下幫您確認完回覆給您」也是可以的，絕對不要擅自答應客戶自己不清楚或做不到的條件！

以上6點提供參考，不少客戶由於也有「自己的客戶」，所以多能將心比心，不太會刁難人，在相處上只要有禮貌，就不需要太緊張，自然應對即可。當然，如果是參與重要會議，或是親自拜訪客戶時，還是要事先做功課！不只是避免叫錯名字、稱謂，了解客戶的相關資訊，也能讓溝通、會議進行的更順利。

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※ 圖源：Unsplash
※ 本文最後更新日期：2023.08.12
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