【居家辦公環境整理】工作區域雜物有多少，你的壓力就有多大
「知道自己會為什麼樣的工作心動，能指引你朝理想的工作與生活邁進。享受更乾淨整齊的工作空間，利用整理後多出來的時間和心力，做更心動的工作。自願做些核心工作以外覺得心動的事，著重於讓你心動的事並想辦法熟悉這些事。盡量跟帶給你喜悅的同事相處，迴避無法帶給你喜悅的同事。」－ 怦然心動的工作整理魔法
大家都知道應該要將居家環境整理乾淨，當回到家時自然就會擁有好心情，對於遠距工作者而言大部分的辦公時間都在家，因此當然更應該要把工作區域維持整潔囉！想想看誰會想要每天踏入一個雜亂無章的空間工作呢？
不過我們要做的不只是整理，而是打造出能讓我們怦然心動的居家辦公環境，除了保持與家居的風格一致以外，更能保持好心情讓工作效率增加！
今天我想要透過『怦然心動的工作整理魔法』這本書出提到的觀念，分享我們為什麼要整理辦公環境、整理有什麼好處，以及該如何開始整理或斷捨離，希望能夠幫助你擁有一個能讓心情舒暢的工作環境喔！
怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作
- 作者：近藤麻理惠 Marie Kondo, 史考特．索南辛Scott Sonenshein
在本書中，麻理惠和萊斯大學商學院教授、《讓「少」變成「巧」》作者史考特‧索南辛，進入你生活的第二個重心區──「職場」，結合真實案例、研究發現和實用技巧，從整理抽屜、桌面、實體辦公空間，到整理你的email信箱、會議、時間、人脈、決策……一步一步帶領你整理工作空間，拿回人生的主控權。
結合聞名全球的怦然心動整理魔法和最新的組織行為學研究成果，本書將助你擺脫辦公室雜亂、提升工作效率、達成工作目標，享受乾淨的辦公桌和清澈的心靈所帶來的幸福感受。
為什麼要整理？
面對雜亂的環境對心情會有負面影響，雜亂無章的辦公環境讓人覺得無法集中精神，壓力與焦慮也隨之而來，就像是一個負面循環一樣。
將工作環境整理乾淨不只能讓辦公時的心情變好，也能省下不少時間，不會有為了找一樣東西花費了很多不必要的時間，擁有整齊的工作環境也能讓人感覺整個工作流程都有條理有組織，甚至提高了工作效率。
在朝向理想的工作與生活邁進之前，先把能令你怦然心動的東西留下，每天面對的都是自己喜歡的環境時，你的人生也會開始正向循環！
舉一個最簡單的例子：當我的辦公環境是完全符合期待中的樣子時，我踏進辦公區域的機率就會被大大提高，接著既然都已經到了辦公桌前，那不如就開始工作吧，至少先擁有一個能讓你願意坐下來的辦公桌吧！
不過在開始整理之前，你的動機很重要，其實不管做什麼事之前動機都是最重要的啦！
因為發現常常大家在整理完之後過不久就恢復原樣了，書中提到的觀念有兩個：
- 要有遠離雜亂的強烈動機
- 要了解自己為什麼想要整理
為了要找到足夠強大的動機，建議大家可以參考我之前寫過的一篇文章，為自己訂下合理與能夠長久執行的目標設定吧！
延伸閱讀：如何設定目標？黃金圈法則確認動機+SMART原則設立明確目標+OGSM高效目標管理
整理辦公環境
文件收納
- 每一張紙都要分類：將文件依照你的需求分成清楚明確的類別。
- 直立收納文件：利用直立文件櫃收納文件能讓資料一目了然。
- 代辦文件另外放一個盒子：將需要當天處理的文件放入固定的文件盒中，並固定時間確認是否需要將資料留下。
我自己是一個對於資料分類很有要求的人，盡量不要有紙本文件，能用電子檔案取代更好，最理想的狀態就是桌上只有一台電腦及一杯咖啡杯，但如果真的有必要將紙本文件留下的話，我也一定也會將其分類清楚，並且了解每張紙的用處是什麼、會用在哪裡、什麼時候會用到等等。
辦公桌收納
決定每樣物品的定位，並按照類別收納
- 在整理分類的時候，物品擺放的位置一定要符合工作習慣，將東西放在最符合拿取的動線上。
- 將同一類的物品收在同一個地方，才不會累積多餘或不需要的東西。
善用盒子，直立收納
- 在抽屜中放入大小適中的收納盒將物品分類，要拿取時一眼就能分辨需要的東西在哪裡。
- 放入收納盒的物品盡量以直立的形式擺放，看起來比較整齊也更節省空間。
桌面基本上不放任何東西
- 盡可能在桌面上只放上當前工作需要用到的東西即可，乾淨整齊的桌面能幫助你更集中精神工作。
- 精心挑選放在桌面上的東西，讓其帶給你心動的感覺。
整理數位資料
電腦資料夾
除了實體的辦公環境需要保持乾淨整齊以外，電腦中的資料夾更是需要分類明確。
書中提到用「三大資料夾」＋「個人檔案區」來分類：
- 目前的專案：當前正在進行的專案需要用到的資料。
- 留存的紀錄：固定需要用到的資料，例如員工聯絡資料、公司政策和程序等等。
- 儲存的工作：已經完成的專案資料，用來存放過去的工作記錄為文件等抖。
- 個人檔案區：存放自己個人會用到的資料。
我自己的做法是每當有新資料需要儲存時，一定會立刻將其歸納進適當的資料夾中，如果有無法分類的資料時，都先以桌面作為暫存區，今日結束工作之前，檢視桌面的資料並未其設定一個新的資料夾或是刪除，覺得將資料站放在桌面很雜亂的話也可以設一個專門的資料暫存資料夾。
除了文件資料夾的分類以外，電腦桌面也應該盡量保持簡潔，並創造一些能讓你心動的電腦畫面，例如一句激勵你的句子、嚮往的風景照、全家福照片等等。
電子郵件
電子郵件也是一個容易被人忽略的地方，根據我的經驗很多人都會把電子郵件當成即時訊息一樣在發送，導致一天中有很大一部份時間都用來確認電子郵件，每天也累積了大量收到的電子郵件，因此建議也要為這些郵件做適當的分類，至少針對那些重要的郵件一定要放入適當的資料夾中，日後才不會花費多餘的時間在找一封郵件。
整理時間
你的工作時間有被好好的規劃嗎？
事先列出每日的重要任務，可以避免花太多時間在瑣碎的雜務或行政工作上，懂得安排事情的輕重緩急與先後順序能讓你的工作更有效率。
延伸閱讀：達到『工作與生活平衡』之前，你需要的是高度專注與自律能力！
- 過度贏取：不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞，要將時間與精力花在真正需要專注的地方。
- 誤把急事當成要事：分辨清楚急迫的事與重要的事的區別，別誤把不重要的急事當作重要的事。
- 一心多用：一心多用的人多半是職場上最沒生產力的人，快速在不同事情之間轉換，讓人無法有效率的完成一件事，也讓人難以專心。
我自己身處的工作環境也是以能夠同時處理越多事越有能力的態度，激勵員工能夠越一心多用越好，但偏偏我就是喜歡將同樣類別的工作流程集中一起做，一次只專注處理一件事或同樣類別的事，我覺得這樣更有效率，如果依照當前最緊急的事情作為依據安排任務順序，或是想到什麼才做什麼的話，在不同事件之間轉換所要花費的時間與精力反而更多，我認為應該盡量減少重複動作發生的頻率才是最有效的安排！
整理人脈
人脈廣不代表當你遇到需要幫助時，真正能伸出援手的人就越多。
與其努力擴大自己的交友圈，不如專注經營那些能夠對你有幫助的人脈並建立高品質的關係，真正能與你有連結的朋友或是人脈，才是那些在日後你有需要時能夠幫助到你的人。
根據80/20法則，人脈圈中20%的人能夠起到幫助你80%的作用，因此把大部分時間用於專注經營那20％的人才是聰明的做法，而這麼做之後節省下來的時間也可以花在做自己更喜歡的事情上面。
工作和生活就是過去選擇的總和
跟大家分享我在書中最喜歡的一段話：「工作和生活就是過去選擇的總和，無論結果如何，都是自己的選擇。如果你正在做自己不心動的事，別忘了現在走的路，就是你過去的選擇。以這樣的理解為基礎，問自己接下來想做什麼。如果你選擇放掉某些事，也要懷著感激放手；如果你選擇繼續，那就抱著信念前進。無論你的決定是什麼，只要是慎重考慮且充滿信心的選擇，一定能幫助你實現怦然心動的生活。」
