【辦公室菜鳥必備技能—E-mail篇】建立常用範本，讓你信件處理效率大增！

還在當辦公室最晚下班的可憐社畜嗎？

這系列的文章主要是我個人還是菜鳥時期，遇到問題或加班加到覺得時間不夠用時，在網路上拜訪很多大神後所獲得的小技能，雖然看似每次動作都只能節省掉一點點時間，但累積起來可是很驚人的，如果你也想提升工作效率，不妨花幾分鐘學起來，讓你可以快速完成工作，輕鬆提早下班！

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對於經常需要耗費大量時間複製貼上同樣e-mail信件內容，像是客服/業務/行銷/主管階級等等的職位，這個範本功能絕對你是工作上的好朋友，真的非常好用！一定要學起來！

第一步 啟用範本功能

首先你需要先開啟範本的功能

1. 到email右上方的齒輪
2. 點擊查看所有設定
   
3. 找到進階並啟用範本功能->儲存設定
   

即可開通範本的功能！接下來就是建立你常用的範本了！

第二步 填寫你要建置範本的內容/標題

將你經常用到的信件內文及標題放上撰寫框框。

如果你經常需要發同一份資料給不同的窗口，那可直接將同一個內容建為範本。

而我個人過去則是有多個跨部門需求，因此經常將常用欄位設為範本

這樣可以省掉每次發需求都要再去搜尋一次之前發過的信，再複製貼上的時間！

第三步 儲存為範本

建置好內容後

1. 點擊右下方的三個點點
2. 選擇[將草稿儲存為範本]
3. 選擇[另存為新範本]
4. 為你的範本命名
5. [儲存]後即為你的內容建好新範本囉！

第四步 如何找到建好的範本

建好範本後，你可以再下一次要發信時，點選右下角的三個點點

並插入你已經建立好的範本，就會自動帶入你之前所填寫的標題內容囉！

第五步 使用情境

以下2個我有想到的應用情境：

1.常用制式回覆

2.有統一需求欄位的跨部門需求

大家工作上有沒有想到哪些是可以運用在信件範本上的呢～歡迎留言跟我分享！

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如果你對自學、工作效率等議題有興趣，歡迎關注我
後續會再持續分享我的工作應用的小技巧給大家

希望以上內容對大家有幫助
祝大家上班效率提高，早點回家～～～

下次見！