【Excel操作】篩選合併後的儲存格

整理清單時，用Excel分類資料，但是不想重複輸入相同類別的資料。這時候將相同類別的資料，在類別的地方合併成一個儲存格。可是，當要進行篩選時，無法將相同類別的合併儲存格同時篩出，該怎麼處理呢？▼操作方式▼圖一：複製表單的大項目、工作大類1. 選取A、B欄 >> Ctrl+C(複製) >> 選取F欄位 >> Enter(貼上)2. 選取儲存格F4、F5 >> 點選「常用/跨欄置中」(這時會跳出一個小視窗，按確定即可) 圖二：將相同的大項目，分別合併儲存格。選取要合併的儲存格，F4(重複上一個動作)。 圖三：儲存格都完成合併後，複製格式到原表單中。選取F、G欄 >> 點選「常用/複製格式」 >> 將格式貼到A、B欄 ▼測試篩選▼將「大項目、工作大類、小項目、小類別」掛上篩選紐🡺 選取A3儲存格 >> Ctrl+Shift+方向右鍵(反白項目) >> Ctrl+Shift+L(篩選) #excel#小本的活頁簿#合併儲存格#篩選

【Excel操作】快速取代不需要的字

以前時常要把出貨資料上傳到供應商網站，後續好讓客戶報關進貨用。 但是有的時候，會莫名出現系統吃不進資料的情形。仔細檢查才發現，多了不必要的文字和空白鍵，那我們要如何快速地取代這些不需要的字呢？ ▼操作方式▼把「a」去除掉圖一：找出多餘的a【Ctrl + F / 搜尋及取代】>> 分頁「取代」 >> 輸入a >> 點選「全部取代」 圖二：按下「確定」即可，excel幫你全部取代囉！ 圖三：注意「搜尋範圍」有分「工作表」「活頁簿」工作表_當前分頁 或 已選取反白的分頁活頁簿_整份excel表裡面所有的分頁 #excel #小本的活頁簿 #搜尋及取代

【Excel冷知識】周別標準

有困擾過周別的問題嗎？先前碰到周別的問題，是在處理生產排程時所遇到的情況，發現客戶提供的排程與自己整理的資料有落差，導致資料回寫錯誤。當時還以為是自己的公式寫錯，沒想到竟然是跟周別有關。 原來周別和「ISO 8601週日曆」有關，只要記得其中一個定義就好，像我只記「一月的第一周，至少要有四天」的這一條。 一、【第一週的定義】 ISO 8601定義包含當年第一個星期四的那一週是第一個星期。 基於這個定義，下列的屬性有相互的等價性： ● 第一週至少有4天在1月裏面。● 最接近格里曆年開始的是1月1日是星期一。 ● 第一個星期最早是12月29日至1月4日，最晚是1月4日至1月10日。 ● 如果1月1日和星期六與星期日不是工作日，1月4日就會是第一個工作日。 如果1月1日是星期一、二、三、或四，它就是第一週，如果1月1日是星期五，它就是去年度的第53週；如果是星期六，它是去年第52週的一部分（如果上一年是格里曆的閏年，它就是第53週的一部分）；如果是星期日，它是去年第52週的部分。 引用來源：ISO週日曆 二、【最後一周的定義】 SO周日曆的最後一星期是第52週或53週，是下一年的第一週之前。這一週的特質如下：● 格里曆的最後一個星期四會在這一週內。● 最後一週有至少有4天在12月裡面。 ● 它的中間日，星期四，一定在年尾。 ● 最接近格里曆年結束的是12月31日星期日。 ● 12月28日一定在年度內。因為最後一週的日期最晚是12月28日至1月3日，最早是12月22日至12月28日。 如果12月31日是星期一、二、或三，它是下年度的第一週；如果是星期四，它會是結束結束的第53週；如果是星期五，它是年度的第52週（或是在閏年的第53週）；如果是星期六或星期日，它是結束年度的第52週。 引用來源：ISO週日曆 ▼以下圖示為範例▼【圖一：2016/01/01是第一周嗎？】 不是。因為1月只出現2天(紅底線)，2016/01/01～2016/01/02算是去年的最後一周。 【圖二：2019/01/01是第一周嗎？】 是。因為1月出現5天(紅底線)，2018/12/30～2019/01/05都算是新年的第一周。 【圖三：2019/12/31是最後一周嗎？】 不是。因為12月只出現3天(紅底線)，2019/12/29～2020/01/04都算是新年的第一周。 【圖四：2020/12/31是最後一周嗎？】 是。因為12月出現5天(紅底線)，2020/12/27～2021/01/02都算是去年的最後一周。 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。除了怕自己忘記之外，也分享給大家小本的筆記，目前在嘗試平日日更，如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心讓我知道喔 :D 感謝您 【Patato註冊連結，請按我】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu 就可以拿到15枚CFO，比起一般註冊還要多5枚CFO喔！我也能因為你的加入而收到2枚CFO :D 感謝您~~快來一起加入Potato的行列吧！go~go~ #excel #小本的活頁簿 #概念 #周別

【Excel操作】向下填滿空白儲存格

明明同樣的類別(Vendor、INV NO.等)，卻在該類別的欄位呈現空白，可是資料有上千筆，內心OS「難道要一個一個的複製貼上嗎？」 不曉得各位有沒有碰過類似的狀況，今天就來分享如何快速地補上前一欄位的資訊。 ▼操作方式▼圖一：叫出「特殊目標」視窗反白要填充的儲存格「A2:B23」 >> Ctrl+G(特殊目標)/特殊 >>「空格」>>「確定」 圖二：帶入值或文字Excel幫你選取你指定的範圍內，所有的空白儲存格。在A4儲存格中，敲入「=A3」 >> Ctrl+Enter。 圖三：自動帶入前一欄位的值，但裡面的內容，是「=A3」，並非文字。將已填充前一欄位的儲存格，全部轉成「值」。反白儲存格「A2:B23」 >> Ctrl+C(複製) >> 滑鼠右鍵 >> 選貼上值的選項 #小本的活頁簿 #excel #特殊目標 #向下填充

【Excel冷知識】時間區間計算方式

試算工期區間，我通常比較常用的公式是如下：「截止日 - 起始日 + 1 = 工期區間」 這種方式最直覺，也最正確。因為其他函數多少會有一些限定條件。 ▼以下圖示為範例▼ 問題：閏年和無閏年的差異2020年是閏年，也就是2月有29天，所以去年總天數為366天。2021年非閏年，也就是2月有28天，所以今年總天數為365天。 ▼可能有人會有疑問，為什麼要「+1」？▼答案：因為1月1日也要算進去；如果只用「截止日 - 起始日」得出的答案會少一天，少的這天就是起始日這一天，所以要「+1」。 ▼DATEDIF函數，不就沒有用武之地了？▼答案：不會喔~每個函數都有自己的特性，這個函數就非常適合用在人事單位來計算年資，可以巧妙帶出人員年資的期滿「年、月、日」。 有興趣的朋友可以看這篇：Excel函數-026_datedif-隱藏版傳送們：https://komotonekobox.blogspot.com/201 #excel #小本的活頁簿 #datedif

【Excel冷知識】「$」鎖住符號，關於欄與列上鎖。

剛開始在學習函數時，好不容易設定好的公式，卻在複製貼到其他儲存格上時，出現錯誤訊息。通常都是因為位置沒有鎖定的關係 ▼先了解「欄」與「列」▼【圖一】英文ABCDE...走向直書由上至下的英文為「欄」。 【圖二】數字12345...走向橫書由左至右的數字為「列」。 ※ 若真的記不起來沒關係，可以用之前我的記憶方法，用調整欄寬與列高，就能知道是欄還是列。 ▼絕對位置、絕對範圍、單鎖欄或列▼1. 公式往下填充(複製貼上)時，引數都是跟著儲存格的位置一起移動。2. 確定「單一儲存格位置」和「儲存格範圍」不會更動，就要鎖定單一儲存格及儲存格範圍。3. 「欄」或「列」其中一項可以跟著公式去移動，就只要單鎖欄或列。 ▼快捷鍵▼ 【F4】鎖定位置按一次，欄與列一起上鎖。按二次，只有列上鎖。案三次，只有欄上鎖。 ▼延伸閱讀▼ 可以參考小本在2019年寫過的文章，裡面有舉出例子。 傳送門：欄與列上鎖_Excel技巧-002 #excel #小本的活頁簿 #快捷鍵 #欄與列上鎖

【Excel操作】隨著新增項目，自動帶出新的項次

帶出遞增項次的方式有很多種，但我喜歡自動帶出的方式，作業越自動越好，後續就不需要再多一個步驟去拉項次出來。 ▼以下圖示為範例▼ 圖一：輸入函數1. A2儲存格要先輸入「1」2. 選取A3儲存格 >> 儲存格中輸入「=IF(LEN(B3)>1,A2+1,"")」 圖二：第二欄以後的項次全部貼上公式Ctrl+C(複製) A3儲存格 > Shift+向下鍵(反白) 至A10儲存格 > Enter(貼上) 圖三：輸入品項時，會隨著編輯者的新增帶出項次。 ▼補充說明▼ 公式主要的概念是當item欄位的字數大於1的時候，No.便會用上一格序列的數字+1；相反的，若是item欄位沒有字數則是會呈現空白。 白話一點的說法，只要在item欄位輸入一個文字就會帶出左邊No.的序列，若沒輸入文字則是保持空白的狀態。 #excel #小本的活頁簿 #自動帶出項次

【Excel操作】"資料橫條"確認專案進度

專案的進度百分比，除了用數字百分比來看之外，還能用資料橫條圖來看完成的占比，我也很喜歡用這種方式來確認專案進度。 ▼操作方式▼ 圖一：選取百分比範圍【Ctrl + Shift + 向下鍵】選取D4儲存格，按熱健，將儲存格D4:D11反白起來。 圖二：加入資料橫條1. 【Ctrl / 方向鍵左右選擇】選分頁「設定格式」2. 【Tab / 方向鍵左右選擇】選此分頁中的功能「資料橫條」 >> 按Enter ▼補充說明▼如果已選取的整排百分比，裡面沒有「100%」的數值，資料橫條會選用整排百分比中最大的數值來當百分百。各位可以玩看看 :D #excel#小本的活頁簿#資料橫條#專案#百分比

【Excel操作】Enter後的移動方向

第一份工作是環保助理，每天的例行工作就是key資料，將廠內零件測試的手寫單敲入Excel，這一項工作真的...非常地無聊。 為了避免自己一直再偷打瞌睡，也想縮短這項工作的作業時間，上網找了許多偷吃步的小技巧，時間一久，也莫名學了一堆有的沒的。其中這一項也是在當時學到的技巧 ▼以下圖示為範例▼圖一：點左上角「檔案」 圖二：「選項」 圖三：「進階」>> 下拉選單選「(想要移動的方向)」※ 一般習慣都是「由左至右(右)、由上至下(下)」在移動。 圖四： 【按Enter鍵後，向「右」移動：由左至右】1. 將4*3的表格，選取反白儲存格B4:D7的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~12的方向前進。2. 將2*4的表格，選取反白儲存格F4:I5的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~8的方向前進。 【按Enter鍵後，向「下」移動：由上至下】1. 將4*3的表格，選取反白儲存格B12:D15的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~12的方向前進。2. 將2*4的表格，選取反白儲存格F12:I13的範圍，開始輸入資料，資料的走向是按照數字1~8的方向前進。 #excel #小本的活頁簿 #移動方向

【Excel操作】儲存格變色

雖然說資料橫條能預覽所有專案的進度，但也想知道單一案件目前到哪個階段。這時候我們可以使用儲存格變色來提醒自己 ▼操作方式▼ 以專案八為例圖一：設定「條件式格式設定」選取E11儲存格 >> 「常用」 >> 「條件式格式設定」 >> 「管理規則」 圖二：貼上公式、填滿選色1. 「新增規則」2. 「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」 3. 貼上公式「=IF(AND($B11<=E$1,E$1<=$C11),TRUE,FALSE)」4. 「格式」5. 「填滿」6. 選色7. 「確定」8. 「確定」9. 「確定」 圖三：複製格式選取設定好的E11 >> 「常用」 >> 點一下「複製格式」 >> 選取帶過F11:L11 >> 完成 ▼補充說明▼當第一排變色設定好後，會直接用「複製格式」的方式來帶過還沒設定好的儲存格。不過，這樣做的話，要注意「$」鎖住的地方，明天再來分享這個符號。 「複製格式」點一下表示只執行一次，點二下表示連續執行同一個動作。若想取消連續動作，直接案Esc鍵即可。 #excel #小本的活頁簿 #儲存格變色

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